高齢者や外国人も安心して利用できる自治体サービスにおける申請書類のペーパーレス化の検証

背景

多摩地域は人口増加と同時に高齢化も進行しており、行政サービスの需要が増加していることから、自治体職員に負担がかかっている側面があります。一方で、自治体では、紙ベースで行われている業務も多く、ペーパーレス化の促進などにより業務効率を向上させる必要があります。また、多摩地域では、外国人住民も増加しており、言語や文化の違いに対応するための行政サービスが求められています。

取り組み内容

既存の書類を写真撮影して送ることにより短時間で電子化できるサービス「そのままDX」により、申請手続きの簡素化とデジタル化を進め、住民が迅速かつ簡単に行政サービスを利用できるようにするとともに、職員の負担を軽減し作業時間の削減に繋げます。 具体的には、高齢者や外国人住民など、多様な住民ニーズを抱える多摩地域において、申請書類のペーパーレス化を行い、あらゆる住民が利用できるか、自治体職員の業務効率を向上できるか、といった点について検証します。

プロジェクトの取り組みの結果

自治体職員の負担が大きい業務を特定し、該当業務においてデジタル化・ペーパーレス化に向けたサービスのテスト導入を実施しました。導入実施後は、担当職員、利用住民双方に対してアンケート調査を実施しました。また、サービスを他の自治体にも展開するためにプロダクト・関連ドキュメントの汎用化を行いました。
アンケート調査では、担当職員、利用住民双方ともに当サービスは高い評価を受け、本格導入に向けてのニーズを把握することができました。また、プロダクト導入における進め方および関連ドキュメントを汎用化することができ、他自治体に展開する準備が整いました。
今後は本格導入に向けて、サービスの機能を改善・追加するとともに他自治体への拡販に向けて営業体制を整備していきます。